Mantenha um sistema ágil para atender as necessidades gerenciais e fiscais

Para a maioria das empresas comerciais e industriais, os estoques representam um dos ativos mais expressivos. Devem ser mantidos em bom estado, protegidos da ação do tempo, bem como de furtos ou incêndios.

Devem ser conservados em boa ordem, para que sejam facilmente localizados e mobilizados no momento de sua venda ou utilização.

A sua escrituração e controle deve atender as necessidades gerenciais, a legislação fiscal do ICMS, do IPI e do Imposto de Renda.

Legislação do ICMS e do IPI

A escrituração do estoque deve ser feita no livro Registro de Inventário – Modelo 7, destinado a arrolar mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricação, existentes no estabelecimento na época do balanço, inclusive em poder de terceiros e os pertencentes a terceiros em poder do estabelecimento.

A sua escrituração deverá ser efetivada dentro de 60 dias, contados da data do encerramento do balanço; ou, no caso da empresa não manter escrituração contábil, do último dia do ano-calendário. Inexistindo estoque, este fato deverá se mencionado.

Legislação do Imposto de Renda

As empresas deverão levantar e escriturar o registro de inventário com observância ao sistema de tributação adotado:

• Lucro real trimestral: em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro;

• Lucro real anual, lucro presumido e SIMPLES: 31 de dezembro;

• Incorporação, fusão, cisão e encerramento de atividade: na data da ocorrência do evento.

A legislação do Imposto de Renda não prescreve modelo para escrituração do inventário. Caso seja utilizado o livro Registro de Inventário, exigido pela legislação do ICMS e IPI, é indispensável que sejam feitas as adaptações necessárias para atender requisitos de cada legislação.

Prazo de conservação

O registro de inventário deverá ser conservado pelo prazo de cinco anos, no mínimo, contados de seu encerramento; ou pelo tempo de prescrição de eventuais ações que lhes sejam pertinentes.