O contribuinte deve emitir Nota Fiscal para documentar a operação e/ou prestação a ser realizada, inclusive para acompanhar o seu trânsito (transporte) e ingresso no estabelecimento do adquirente.

         No momento da emissão da Nota Fiscal, ou mesmo após, for detectado algum tipo de erro, é permitido ao contribuinte efetuar o seu cancelamento, desde que as mercadorias ainda não tenham saído do estabelecimento.

         Para utilização desse recurso, é necessário que haja motivo justificável, como, por exemplo, cancelamento de venda, utilização de série ou subsérie inapropriada para a respectiva operação, aplicação de alíquota incorreta etc.

         Nos casos em que a verificação da eventual irregularidade da Nota Fiscal ocorra após a saída das mercadorias, não poderá ser efetuado o seu cancelamento.

Conservação das vias

Ocorrendo o cancelamento da Nota Fiscal, todas as suas vias devem ser conservadas no talonário, formulário contínuo ou jogos soltos, com a declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e a referência, se for o caso, da nova Nota Fiscal emitida.

         A não-conservação de todas as vias da Nota Fiscal cancelada poderá ser objeto de dúvida quanto à saída das mercadorias, podendo o Fisco entender que tal documento surtiu seus efeitos fiscais.

Nota Fiscal já escriturada

Em se tratando de cancelamento após a escrituração da Nota Fiscal no livro Registro de Saídas, caso em que os impostos passaram a figurar como débito na escrita fiscal do contribuinte, além de conservar todas as vias da Nota Fiscal no talonário, formulário contínuo ou jogos soltos, será necessário ainda, para efeito de anulação dos débitos de ICMS e IPI, efetuarem os lançamentos de estorno na escrita fiscal.

        Para estornar o débito do ICMS, o contribuinte deve fazer o lançamento dos valores do destacado na Nota Fiscal cancelada, no item “008 – Estorno de débitos” do Livro Registro de Apuração do ICMS, Modelo 9, para o ICMS; e, no item “004 – Estorno de débitos” do livro Registro de Apuração do IPI, Modelo 8, para o IPI, indicando nos dois lançamentos, todos os dados da nota fiscal cancelada, inclusive, o número da página do livro Registro de Saídas em que ela foi escriturada, e “Observações”, anotando o motivo do estorno.